Business Intelligence (BI)

Business Intelligence (BI) merupakan sebuah proses untuk melakukan ekstraksi data-data operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam sebuah data warehouse. Selanjutnya data di data warehouse diproses menggunakan berbagai analisis statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan atau pattern dari data. Hasil penyederhanaan dan peringkasan ini disajikan kepada end user yang biasanya merupakan pengambil keputusan bisnis. Dengan demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan fakta-fakta aktual, dan tidak hanya mengandalkan intuisi dan pengalaman kuantitatif saja.


Business Intelligence Software (BI) secara singkat juga dikenal sebagai dashboard. Ini karena secara umum BI berfungsi seperti halnya dashboard pada kendaraan. BI memberikan metrik (ukuran-ukuran) yang menentukan performa kendaraan (organisasi). BI juga memberikan informasi kondisi internal, seperti halnya suhu pada kendaraan. Dan BI juga memberikan sinyal-sinyal pada pengemudi bila terjadi kesalahan pada kendaraan, seperti bila bensin akan habis pada kendaraan. Semuanya berguna bagi pengemudi agar mampu mengendalikan kendaraannya dengan lebih baik dan mampu membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat.

Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard,
sekaligus memberikan rekomendasi pada user terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, user BI akan mengenali potensi ketidakberesan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal tersebut berkembang menjadi masalah yang besar. BI akan berfungsi memberikan advance alarm, memberikan informasi trend dan melakukan benchmark.

BI berfungsi untuk membantu dalam membuat keputusan perusahaan atau bisnis secara cepat dan akurat.
Contoh Masalah dalam Bisnis Intelligence
Berbagai macam contoh Masalah yang bisa diatasi hanya dengan menggunakan Bisnis Intelligence antara lain sebagai berikut:
a. Manager Promosi ingin menganalisis pengaruh tiap jenis media iklan di koran, majalah, dan TV terhadap penjualan produk.
b. Manager HRD dapat menganalisis pengaruh kenaikan gaji terhadap peningkatan produktivitas pekerja di lantai pabrik.
c. Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk terhadap penjualan es krim di tiap daerah


Keuntungan Bisnis Intelligence:
Ada 7 keunggulan utama BI yang akan memberikan value bagi perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Konsolidasi informasi Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.

b. In-depth reporting Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.

c. Customized Graphic User Interface (GUI) Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun
BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI.
Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user.

d. Sedikit masalah teknis Ini karena -pertama- sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan -kedua- BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.

e. Biaya pengadaan rendah Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP. Apalagi saat ini banyak ditunjang juga oleh produk BI yang open source.

f. Flexible databank BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.

g. Responsiveness Sifat BI lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi BI akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh padResponsivenessa industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia.

Pengaplikasian Bisnis Intelligence:
Hingga saat ini, organisasi yang telah mengimplementasikan komponen dari Enterprise Performance Management System dan Business Intelligence Oracle pada tahun fiskal 2008 di antaranya Bank of Communications (Cina), CJ Entertainment (Korea), GM Daewoo Auto & Technology (Korea), Huadian Power (China), Hyunjin Materials (Korea), Kolon (Korea), Korea Investment & Securities (Korea), Korea Land Corporation, Korea Zinc (Korea), MIDEA (China), New World Department Stores (Hong Kong), Samsung Electronics (Korea), Sterlite Industries (India) Ltd. (India), Vedanta Resources plc (India), dan Woori Bank (Korea).
PT Coca Cola Distribution Indonesia dan Ayala Corporation dari Filipina tercatat telah mengadopsi komponen software Enterprise Performance Management (EPM) dan Business Intelligence (BI) dari Oracle.
Alternatif lain menggunakan produk BI open source yang saat ini makin populer, yaitu Pentaho.

Pentaho Corporation didirikan pada tahun 2004 oleh Richard Daley. Richard sebelumnya telah bekerja di IBM dan bertanggung jawab terhadap bagian BI. Pentaho dalam perjalanannya melakukan akuisisi terhadap berbagai proyek open source terkenal dan melakukan perbaikan terhadapnya seperti JFreeReport. Disusul oleh Mondrian, Kettle dan Weka dimana semua lead developer dari proyek ini tetap dipertahankan.

Dengan demikian stack solusi BI untuk Pentaho semakin lengkap dan bisa dibilang tahun 2007 dan 2008 merupakan tahun keemasan Pentaho dengan peningkatan penjualan lisensi (Pentaho menerapkan opsi dual lisensi: gratis dan berbayar) dan meraih banyak penghargaan.

7 Saran Sebelum Menggulirkan BI
Untuk memperoleh hasil optimal dari suatu solusi BI, Rebecca Wettemann, vice president of research, Nucleus Research, menyarankan tujuh aturan berikut:
1. Pastikan data yang Anda miliki “bersih”.
2. Latihlah calon pengguna secara efektif.
3. Gelar solusi secara cepat, kemudian sesuaikan sambil jalan. Jangan habiskan waktu banyak untuk membangun sistem pelaporan yang sempurna, karena kebutuhan akan berubah sejalan perubahan bisnis. Sajikan laporan yang paling penting secara cepat, dan lakukan perubahan seperlunya.
4. Ambil pendekatan terintegrasi untuk membangun data warehouse sejak awal. Pastikan Anda tidak terjebak pada strategi pengolahan data yang tidak bisa dikerjakan di kemudian hari.
5. Tentukan secara jelas ROI dan keuntungan yang akan Anda peroleh, sebelum memulainya. Evaluasi pencapaian Anda setiap tiga atau enam bulan sekali.
6. Pusatkan perhatian pada tujuan-tujuan bisnis.
7. Jangan membeli piranti lunak BI hanya karena Anda merasa membutuhkannya. Gelarlah BI dengan pikiran bahwa ada angka-angka di luar sana yang perlu Anda temukan, dan secara kasar Anda tahu di mana angka itu berada.

CONTOH SISTEM INFORMASI

1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.
2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.
3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.
4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.
5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

Evolusi Sistem Informasi

Pendahuluan

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya, sistem informasi manajemen akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Pembahasan

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya. Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

§  penghematan waktu (time saving)

§  penghematan biaya (cost saving)

§  peningkatan efektivitas (effectiveness)

§  pengembangan teknologi (technology development)

§  pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Dalam perjalannya Sistem Informasi Manajemen tidak serta merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan berikut perinciannya :

1.  Fokus awal pada data (EDP)

Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di impelementasikan. Focus utama sistem ini adalah pada data transaksi.sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvlidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

2.   Fokus baru pada informasi (SIM)

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut.

3.   Fokus revisi pada pendukung keputusan (DSS)

Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat

DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui ,SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik,sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis.DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia.

Spesifikasi DSS :

§  Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi

§  Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.

§  Dirancang dan dioperasikan oleh manajer

§  Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.

§  Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar

§  Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.

§  Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.

§  Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.

4.   Fokus pada Komunikasi (OA)

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui

5. Fokus potensial pada Konsultasi (AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).

Mencapai CBIS

Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User Computing,  yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri.

Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi yang disebut siklus hidup system. Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:

-          Perencanaan

-          Analisis

-          Rancangan

-          Penerapan

-          Pengunaan

PERKEMBANGAN E-COMMERCE DI INDONESIA

E-Commerce (electronic commerce) merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat seiring dengan kehadiran internet dalam kehidupan kita. E-Commerce sendiri didefinisikan sebagai ‘a series of activities that includes Electronic Data Interchange (EDI), Supply Chain Management tools, and Electronic Payment Systems&rsquo.

Ecommerce sendiri berasal dari layanan EDI (Electronic Data Interchange), layanan EDI ini telah berkembang sedemikian pesatnya di negara-negara yang mempunyai jaringan komputer dan telepon. Jika sebelumnya kita telah sering menggunakan media elektronik seperti telepon, fax, hingga handphone untuk melakukan perniagaan / perdagangan, sekarang ini, kita dapat menggunakan internet untuk melakukan perniagaan. E-Commerce memiliki beberapa jenis, yaitu:

• Business to business (B2B):

Bisnis antara perusahaan dengan perusahaan lain

• Business to consumer (B2C):

Retail, sifatnya melayani pelanggan yang bervariasi

• Consumer to consumer (C2C):

Sifatnya lelang (auction)

• Government: G2G, G2B, G2C,

melakukan layanan terhadap perusahaan untuk keperluan bisnis hingga melayani masyarakat

Manfaat E-Commerce :

• Revenue stream baru
• Market exposure, melebarkan jangkauan
• Menurunkan biaya
• Memperpendek waktu product cycle
• Meningkatkan customer loyality
• Meningkatkan value chain

Perkembangan e-commerce di Indonesia sendiri telah ada sejak tahun 1996, dengan berdirinya Dyviacom Intrabumi atau D-Net (www.dnet.net.id) sebagai perintis transaksi online. Wahana transaksi berupa mal online yang disebut D-Mall (diakses lewat D-Net) ini telah menampung sekitar 33 toko online/merchant. Produk yang dijual bermacam-macam, mulai dari makanan, aksesori, pakaian, produk perkantoran sampai furniture. Selain itu, berdiri pula http://www.ecommerce-indonesia.com/, tempat penjualan online berbasis internet yang memiliki fasilitas lengkap seperti adanya bagian depan toko (storefront) dan shopping cart (keranjang belanja). Selain itu, ada juga Commerce Net Indonesia - yang beralamat di http://isp.commerce.net.id/. Sebagai Commerce Service Provider (CSP) pertama di Indonesia, Commerce Net Indonesia menawarkan kemudahan dalam melakukan jual beli di internet. Commerce Net Indonesia sendiri telah bekerjasama dengan lembaga-lembaga yang membutuhkan e-commerce, untuk melayani konsumen seperti PT Telkom dan Bank International Indonesia. Selain itu, terdapat pula tujuh situs yang menjadi anggota Commerce Net Indonesia, yaitu Plasa.com, Interactive Mall 2000, Officeland, Kompas Cyber Media, Mizan Online Telecommunication Mall dan Trikomsel.

Kehadiran e-commerce sebagai media transaksi baru ini tentunya menguntungkan banyak pihak, baik pihak konsumen, maupun pihak produsen dan penjual (retailer). Dengan menggunakan internet, proses perniagaan dapat dilakukan dengan menghemat biaya dan waktu. Perkembangan e-Commerce di Indonesia pada tahun-tahun mendatang.

E-commerce sebetulnya dapat menjadi suatu bisnis yang menjanjikan di Indonesia. Hal ini tak lepas dari potensi berupa jumlah masyarakat yang besar dan adanya jarak fisik yang jauh sehingga e-commerce dapat dimanfaatkan dengan maksimal. Sayangnya, daya beli masyarakat yang masih rendah dan infrastruktur telekomunikasi yang tidak merata di daerah-daerah lainnya membuat e-commerce tidak begitu populer. Hal ini tak lepas dari jumlah pengguna internet di Indonesia yang hanya sekitar 8 juta orang dari 215 juta penduduk. Selain itu, e-commerce juga belum banyak dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia. Meskipun relatif banyak perusahaan yang sudah memasang homepage, hanya sedikit yang memfungsikannya sebagai sarana perniagaan/perdagangan online. Sebagian besar homepage itu lebih difungsikan sebagai media informasi dan pengenalan produk. Menurut Adji Gunawan, Associate Partner dan Technology Competency Group Head Andersen Consulting, secara umum ada tiga tahapan menuju e-commerce, yakni: presence (kehadiran), interaktivitas dan transaksi. Saat ini, kebanyakan homepage yang dimiliki perusahaan Indonesia hanya mencapai tahap presence, belum pada tahap transaksi. Pada akhirnya, perkembangan teknologi dan peningkatan pengguna internet di Indonesia akan membuat e-commerce menjadi suatu bisnis yang menjanjikan. 

Hambatan / Tantangan E-COMMERCE

Internet Bust!

• Tahun 1999 – 2000 bisnis “DOTCOM” menggelembung (bubble)
• Banyak model bisnis yang belum terbukti namun ramai-ramai diluncurkan. Akhirnya hancur dengan matinya banyak perusahaan dotcom
• Pengalaman buruk sehingga membuat orang lebih berhati-hati
• Peluang: membuat model bisnis baru?

Infrastruktur Telekomunikasi

• Infrastruktur Telekomunikasi di Indonesia masih terbatas dan harganya masih relatif lebih mahal
• Padahal e-commerce bergantung kepada infrastruktur telekomunikasi
• Peluang: deregulasi, muncul bisnis baru

Delivery Channel

• Pengiriman barang masih ditakutkan hilang di jalan. Masih banyak “tikus”
• Ketepatan waktu dalam pengiriman barang
• Jangkauan daerah pengiriman barang
• Peluang : pengiriman barang yang terpercaya

Kultur & Kepercayaan

• Orang Indonesia belum (tidak?) terbiasa berbelanja dengan menggunakan catalog
• Masih harus secara fisik melihat / memegang barang yang dijual
• Perlu mencari barang-barang yang tidak perlu dilihat secara fisik.

Misal : buku, kaset,dll

Kultur & Kepercayaan [2]

• Kepercayaan antara penjual & pembeli masih tipis
• Kepercayaan kepada pembayaran elektronik masih kurang. Penggunaan kartu kredit masih terhambat
• Peluang: model bisnis yang sesuai dengan kultur orang Indonesia, membuat sistem pembayaran baru, pembayaran melalui pulsa handphone

Security

• Masalah keamanan membuat orang takut untuk melakukan transaksi
• Persepsi merupakan masalah utama
• Ketidak mengertian (lack of awareness) merupakan masalah selanjutnya
• Merupakan topik tersendiri
•  

Munculnya Kejahatan Baru

• Penggunaan kartu kredit curian / palsu
• Penipuan melalui SMS, kuis
• Kurangnya perlindungan kepada konsumen
• Hukum? Awareness?
• Kurangnya kesadaran (awareness) akan masalah keamanan

Ketidakjelasan Hukum

• Masih belum tuntas status dari
• Digital signature
• Uang digital / cybermoney
• Status hukum dari paper-less transaction
• [de]Regulasi

Efek terhadap kehidupan

• Kemajuan teknologi komputer dan komunikasi seharusnya meningkatkan tingkat kualitas hidup kita. Kenyataannya…
• Bekerja lebih panjang
• Pekerjaan dibawa pulang: no life, single terus
• Melebarnya jurang si kaya dan si miskin
• Siapkah kita menghadapi tantangan yang tidak dapat kita hindari?

Lain-lain

• Ketidaksiapan institusi finansial
• Tidak adanya insentif dari Pemerintah
• Masih kurangnya entrepreneur di Indonesia

 ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)

Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
 Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

 Prinsip Teknologi EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

Komponen dasar EDI

·         Hub (pihak yang memberikan perintah)

·         Spoke (pihak yang menerima perintah)

·         Computer (sebagai electronic hardware)

·         Electronic software

Software OS-EDI yang digunakan :

·         Bayan Commerce

·         IDX-IDEA

·         NextGen-EDI

·         RAXINC

·         dll

Standard EDI yang berlaku saat ini adalah :

·         SPEC 2000

·         ANSI X12 Standard AS dan Canada

·         EDIFACT (Standard eropa)

·         IEF

·         dll

Kelebihan/keutamaan EDI

·         meningkatkan market(exposure)

·         menurunkan biaya operasional

·         memperpendek waktu

·         mengurangi informasi data yang mengembang

·         meningkatkan value chain

·         dll

Syarat dapat dilakukannya proses EDI

·         Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)

·         testing

·         data recovery and retention

·         bebas dari computer viruses

·         tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas

·         dll

Transaction terms (transaksi EDI)

·         penyesuaian tanda terima (Proper receipt)

·         verification

·         responses transaction

·         transmital yang berulang kali

Step proses proper receipt nd verification EDI

·         Enter claim information (masukkan permintaan data)

·         Enter data and complete instruction

·         data akan diferifikasi (data and/or attachment)

·         transmit data

·         Retrieve and review reports

·         prepare and mail attachments with EDI labels

Information Organisation System (IOS)

(IOS) adalah salah satu yang memungkinkan aliran informasi yang akan otomatis antara organisasi dalam rangka mencapai yang diinginkan manajemen rantai pasokan-sistem, yang memungkinkan pengembangan organisasi kompetitif. Ini mendukung peramalan kebutuhan klien dan pengiriman produk dan jasa. IOS membantu untuk lebih baik mengelola hubungan pembeli-pemasok dengan kedalaman penuh yang meliputi tugas-tugas yang terkait dengan proses bisnis perusahaan-lebar. Dalam melakukan kegiatan ini, organisasi mampu meningkatkan produktivitas secara otomatis, sehingga mengoptimalkan komunikasi di semua tingkat organisasi maupun antara organisasi dan pemasok. Sebagai contoh, setiap t-shirt yang dijual di toko eceran secara otomatis dikomunikasikan kepada pemasok yang akan, pada gilirannya, kapal lebih t-shirt ke pengecer.

Organisasi mungkin mengejar IOS karena alasan berikut:

1.     Mengurangi risiko dalam organisasi

2.     Mengejar skala ekonomi

3.     Manfaat dari pertukaran teknologi

4.     Meningkatkan daya saing

5.     Mengatasi hambatan investasi

6.     Mendorong komunikasi global

TEKNOLOGI PERDAGANGAN MELALUI JARINGAN ELEKTRONIK PADA MASA KINI

Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronika

Menurut Raymond Mcleod [Sistem Informasi Manajemen, 2001, 72] Komunikasi data adalah bidang komputasi yang sedang mendapatkan perhatian penting besar, dengan internet dalam sorotan. Internet membuka berbagai peluang baru dihampir semua perusahaan-perusahaan yang ingin membangun sistem antar organisasi dengan menggunakan EDI, beberapa teknologi juga dapat dipertimbangkan.

Ada tiga pilihan teknologi utama sambungan langsung (Direct Connectivity), jaringan bernilai tambah (Value Added Network) dan internet.

1. Sambungan Langsung

Perusahaan dapat membentuk kaitan komunikasi data dengan para mitra dagangnya dengan menggunakan sirkuit yang disediakan oleh penyedia jasa komunikasi umum.

2. Jaringan Bernilai Tambah

      Jaringan bernilai tambah (Value Added Network) disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.

3. Internet

Internet memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.Sebagian besar kebangkitan perdagangan melalui jaringan elektronik diharapkan berasal dari perusahaan-perusahaan yang akan mempromosikan dan dalam beberapa kasus mengirimkan produk mereka melaui internet.

Keuntungan Perdagangan Elektronik

Perdagangan secara elektronik menawarkan kepada perusahaan keuntungan jangka pendek dan jangka panjang. Perdagangan elektronik tidak hanya membuka pasar baru bagi produk atau jasa yang ditawarkan, mencapai konsumen baru, tetapi ia dapat mempermudah cara perusahaan melakukan bisnis. Disamping itu, perdagangan elektronik juga sangat bermanfaat bagi pelanggan atau konsumen dan masyarakat umum.

1. Keuntungan Bagi Perusahaan

a. Memperpendek Jarak. Perusahaan-perusahaan dapat lebih mendekatkan diri dengan konsumen. Dengan hanya mengklik link-link yang ada pada situs-situs. konsumen dapat menuju ke perusahaan dimana pun saat mereka berada.

b. Perluasan Pasar. Jangkauan pemasaran menjadi semakin luas dan tidak terbatas oleh area geografis dimana perusahaan berada.

c. Perluasan Jaringan Mitra Bisnis. Pada perdagangan tradisional sangat sulit bagi suatu perusahaan untuk mengetahui posisi geografis mitra kerjanya yang berada di negara-negara lain atau benua lain.

d. Efisien. Seperti disinggung di bagian sebelumnya perdagangan elektronik akan sangat memangkas biaya-biaya operasional. Perusahaan-perusahaan yang berdagang secara elektronik tidak membutuhkan kantor dan toko yang besar, menghemat kertas-kertas yang digunakan untuk transaksi, periklanan, serta pencatatan-pencatatan.

2. Keuntungan Bagi Konsumen

a. Efektif. Konsumen dapat memperoleh informasi tentang produk atau jasa yang dibutuhkan dan bertransaksi dengan cara cepat dan murah.

b. Aman secara fisik. Konsumen tidak perlu mendatangi toko tempat perusahaan menjajakan barangnya dan ini memungkinkan konsumen dapat bertransaksi dengan aman sebab didaerah-daerah tertentu mungkin sangat berbahaya jika berkendaraan dan membawa uang tunai dalam jumlah yang sangat besar.

c. Fleksibel. Konsumen dapat melakukan transaksi dari berbagai lokasi, baik dari rumah, kantor, warnet atau tempat lainnya.

3. Keuntungan Bagi Masyarakat Umum

a. Mengurangi Polusi dan Pencemaran Lingkungan.

b. Membuka Peluang Kerja Baru

c. Menguntungkan Dunia Akademis.

d. Meningkatkan Kualitas Sumber daya Manusia.

4. Kerugian Perdagangan Elektronik

Disamping segala hal yang menguntungkan diatas, segala sesuatu ciptaan manusia pasti memiliki sisi negatif. Namun dari segi positif lebih banyak dari segi negatif. Sebagai langkah antisipasi, kita perlu memahami beberapa segi negatif perdagangan elektronik sebagai berikut:

a. Meningkatnya Individualisme. Para pedagang elektronik, seseorang dapat bertransaksi dan mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan tanpa perlu bertemu dengan siapa pun. ini membuat beberapa orang menjadi berpusat pada diri sendiri (egois) serta individualistis dan merasa dirinya tidak terlalu membutuhkan kehadiran orang lain dalam hidupnya.

b. Terkadang menimbulkan kekecewaaan. Apa yang dilihat dilayar monitor komputer terkadang berbeda dengan apa yang dilihat secara kasat mata.

c. Tidak Manusiawi. sering sekali orang pergi ke toko-toko dan pusat-pusat perbelanjaan (mall) tidak sekedar ingin memuaskan kebutuhannya akan barang atau jasa tertentu melainkan untuk melakukan penyegaran (refreshing)

MODEL SISTEM UMUM ORGANISASI ATAU PERUSAHAAN

MODEL SISTEM UMUM

Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

Sistem Fisik

Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.

1.             Arus Material

Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.

Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

2.             Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun tak langsung.

3.             Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama. Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.

4.             Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan pinjaman dan juga pemerintah.

Sistem Konseptual

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka

Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari system untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.

Sistem Lingkaran Tertutup

Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya. Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.

Dimensi Informasi

• Relevansi, informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasi tetap terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Informasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah sangat dibutuhkan.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Pasar Swalayan

Arus Material : barang – barang yang dijual.

Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.

Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.

Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran kepada

pemasok , pegawai dan pemilik.

Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.

Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.

Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

Kesimpulan

A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus