Business Intelligence Software (BI) secara singkat juga dikenal sebagai dashboard. Ini karena secara umum BI berfungsi seperti halnya dashboard pada kendaraan. BI memberikan metrik (ukuran-ukuran) yang menentukan performa kendaraan (organisasi). BI juga memberikan informasi kondisi internal, seperti halnya suhu pada kendaraan. Dan BI juga memberikan sinyal-sinyal pada pengemudi bila terjadi kesalahan pada kendaraan, seperti bila bensin akan habis pada kendaraan. Semuanya berguna bagi pengemudi agar mampu mengendalikan kendaraannya dengan lebih baik dan mampu membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat.
Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard,
sekaligus memberikan rekomendasi pada user terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, user BI akan mengenali potensi ketidakberesan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal tersebut berkembang menjadi masalah yang besar. BI akan berfungsi memberikan advance alarm, memberikan informasi trend dan melakukan benchmark.
BI berfungsi untuk membantu dalam membuat keputusan perusahaan atau bisnis secara cepat dan akurat.
Contoh Masalah dalam Bisnis Intelligence
Berbagai macam contoh Masalah yang bisa diatasi hanya dengan menggunakan Bisnis Intelligence antara lain sebagai berikut:
a. Manager Promosi ingin menganalisis pengaruh tiap jenis media iklan di koran, majalah, dan TV terhadap penjualan produk.
b. Manager HRD dapat menganalisis pengaruh kenaikan gaji terhadap peningkatan produktivitas pekerja di lantai pabrik.
c. Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk terhadap penjualan es krim di tiap daerah
Keuntungan Bisnis Intelligence:
Ada 7 keunggulan utama BI yang akan memberikan value bagi perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Konsolidasi informasi Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.
b. In-depth reporting Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.
c. Customized Graphic User Interface (GUI) Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun
BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI.
Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user.
d. Sedikit masalah teknis Ini karena -pertama- sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan -kedua- BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.
e. Biaya pengadaan rendah Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP. Apalagi saat ini banyak ditunjang juga oleh produk BI yang open source.
f. Flexible databank BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.
g. Responsiveness Sifat BI lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi BI akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh padResponsivenessa industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia.
Pengaplikasian Bisnis Intelligence:
Hingga saat ini, organisasi yang telah mengimplementasikan komponen dari Enterprise Performance Management System dan Business Intelligence Oracle pada tahun fiskal 2008 di antaranya Bank of Communications (Cina), CJ Entertainment (Korea), GM Daewoo Auto & Technology (Korea), Huadian Power (China), Hyunjin Materials (Korea), Kolon (Korea), Korea Investment & Securities (Korea), Korea Land Corporation, Korea Zinc (Korea), MIDEA (China), New World Department Stores (Hong Kong), Samsung Electronics (Korea), Sterlite Industries (India) Ltd. (India), Vedanta Resources plc (India), dan Woori Bank (Korea).
PT Coca Cola Distribution Indonesia dan Ayala Corporation dari Filipina tercatat telah mengadopsi komponen software Enterprise Performance Management (EPM) dan Business Intelligence (BI) dari Oracle.
Alternatif lain menggunakan produk BI open source yang saat ini makin populer, yaitu Pentaho.
Pentaho Corporation didirikan pada tahun 2004 oleh Richard Daley. Richard sebelumnya telah bekerja di IBM dan bertanggung jawab terhadap bagian BI. Pentaho dalam perjalanannya melakukan akuisisi terhadap berbagai proyek open source terkenal dan melakukan perbaikan terhadapnya seperti JFreeReport. Disusul oleh Mondrian, Kettle dan Weka dimana semua lead developer dari proyek ini tetap dipertahankan.
Dengan demikian stack solusi BI untuk Pentaho semakin lengkap dan bisa dibilang tahun 2007 dan 2008 merupakan tahun keemasan Pentaho dengan peningkatan penjualan lisensi (Pentaho menerapkan opsi dual lisensi: gratis dan berbayar) dan meraih banyak penghargaan.
7 Saran Sebelum Menggulirkan BI
Untuk memperoleh hasil optimal dari suatu solusi BI, Rebecca Wettemann, vice president of research, Nucleus Research, menyarankan tujuh aturan berikut:
1. Pastikan data yang Anda miliki “bersih”.
2. Latihlah calon pengguna secara efektif.
3. Gelar solusi secara cepat, kemudian sesuaikan sambil jalan. Jangan habiskan waktu banyak untuk membangun sistem pelaporan yang sempurna, karena kebutuhan akan berubah sejalan perubahan bisnis. Sajikan laporan yang paling penting secara cepat, dan lakukan perubahan seperlunya.
4. Ambil pendekatan terintegrasi untuk membangun data warehouse sejak awal. Pastikan Anda tidak terjebak pada strategi pengolahan data yang tidak bisa dikerjakan di kemudian hari.
5. Tentukan secara jelas ROI dan keuntungan yang akan Anda peroleh, sebelum memulainya. Evaluasi pencapaian Anda setiap tiga atau enam bulan sekali.
6. Pusatkan perhatian pada tujuan-tujuan bisnis.
7. Jangan membeli piranti lunak BI hanya karena Anda merasa membutuhkannya. Gelarlah BI dengan pikiran bahwa ada angka-angka di luar sana yang perlu Anda temukan, dan secara kasar Anda tahu di mana angka itu berada.
